一个很好的解决方案是立即将信 全球数据中的海外华人 件的主题放在文本的开头。 “我正在写我们计划在下次会议上签订的合同。”这样，收件人会立即理解您的消息的含义，而不必猜测您需要从他那里得到什么。
使用行话和晦涩的缩写
在同一公司或同一行业工作的同事经常在演讲和信件中使用与其活动相关的术语和缩写。然而，尽管此类词汇可以在私人信件中使用，但不应在商业中使用，因为这被认为是对显然不认识这些词汇且必须寻找其他信息的合作伙伴的不尊重。
让我们看一下两个不同的字母。第一个可以在长期共事的亲密同事的私人对话中找到：“17:00 计划会议结束后，我们在二厅见面。”他们会理解发件人的意思。然而，外部接收者（来自外部的人）不太可能。为了让业务合作伙伴或同事了解您，最好向他传达这样的信息：“我建议在董事会会议结束后 17:00 在公司大厅会面。二楼。”
健忘
电子通信可以比作个人对话。如果你问对话者一些问题，而他没有立即回答并且稍后又忘记回答，那么你显然会感到不舒服。因此，按时回信不仅是对对方的尊重，而且也不违反解决业务问题的纪律和严格程序。如果您的回答影响了项目的工作，请不要让对话者失望。
长段落
上面我们已经提到，信件的正文结构应该符合“一段一思”的原则。现在每个人都在社交网络上发送短信，这一点尤其如此。没有人再阅读长文本了。当然，我们会查看您的消息，但不要指望得到详细的答复。如果您将文本结构化并将其分成几个短段落，每个段落都包含一个想法，而不是混合不同的想法，那么对话者会更轻松地理解文本。
语法和拼写错误
当然，现在办公程序可以纠正错误并帮助保持写作素养。但你不应该放松并完全依赖它们，特别是当你在文本中使用术语时。为了对自己的读写能力充满信心，请查阅在线参考书和词典，并在特殊网站上检查语法和拼写方面的细微差别。如果你的对话者指出你在文中犯的错误，不要以消极的方式对待。这是很有价值的信息，您可以学习这些信息以避免将来出现类似问题。
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关于商务信函的五本最佳书籍
“商务信函的新规则。”作者：马克西姆·伊利亚霍夫和柳德米拉·萨里切娃
《商务信函新规则》名著《写作、缩写》的创始人正在改变商务沟通的文化。他们以尊重对话者、关心对话者为主要原则。基于这些原则的信件可以建立联系并有助于赢得一个人的支持，使他成为朋友而不是顺从和粗鲁。
商务信函书籍
“商业写作的艺术。法律、技巧、工具。”作者——萨莎·卡雷皮娜
商务写作教练 Sasha Karepina 帮助您了解如何用言语远程影响人们，达到预期的反应，不失真地传达您的信息和情感，以及如何熟练地拒绝、询问和找借口。本书包含商业写作的技巧和原则，以及通过商业、文学和历史的例子编写有效文本的技巧。这种材料不可能不记住。
“明托金字塔原理。”作者——芭芭拉·明托
通过这本书，您可以学习如何有效地撰写书面文件和口头演示的文本。芭芭拉·明托提出了一种理论，根据该理论，收件人只有在思想按照金字塔原理逻辑连接和构建的文本中才能很好地感知信息。这个理论并非毫无根据；本书作者多年来一直在大型大学、商学院和公司教授他的课程。
“商业信函构造者。有效商务信函的实用指南。”作者——萨莎·卡雷皮娜
作者的另一本书讨论了商业信函的类型。它们有很多，但一个成功的领导者必须能够在每一个中表达他的想法。本书将帮助您选择单词并格式化不同类别的字母。
“简单地说。如何撰写商业信函、进行演示、与同事和客户沟通。”作者：杰·沙利文
在这本书中，杰伊·沙利文描述了与其他人沟通时可以使用的不同策略。它们基于将注意力转移到对话者身上的原则：您将学会将自己置于他的位置，从而了解如何与他正确沟通。
因此，正如您所理解的，商业信函是一种有效的工具，您可以利用它来提高公司的地位、增加收入和客户群。良好的书面沟通对于业务来说是一个很好的补充。利用此工具的一切来发展您的业务并提高您的权威。
