如何促进员工人事档案合规性？
Posted: Thu Dec 26, 2024 6:34 am
我们将合规性定义为符合所有相关法律和公司的具体准则。一般来说，如果员工人事记录完整、安全并妥善维护，就可以实现合规性。在讨论合规性的这三个方面之前，值得考虑第一个有趣的点。如果公司的指导方针与法律相冲突，从定义上来说，遵守是不可能的。从本质上讲，试图实现任何程度的遵守有问题的规则是毫无意义的。但反之亦然。许多法律制度允许员工在其人事档案中保留其他文件。许多特定于业务的法规是可能的，允许保留不受法律控制但对组织很重要的文件。忽视这些规定也会导致合规性变得不可能。
需要吸取的教训如下：
部分合规并不能产生所有可能的价值。扔掉法律不要求的任何东西都可能造成价值损失。保留法律不允许的东西会让您面临财务风险。
为了实现合规性，我们必须首先检查我们拥有的标准。法律和法规必须兼容以促进合规。
问题的答案：“我的文件何时合规？”不同国家、不同公司、不同公司都有所不同。人事档案的保存期限、安全标准以及保留什么和不保留什么之间存在巨大差异。照搬邻近公司的做法并不一定能让你充分利用人事档案的合规性。
人事档案的完整性
关于特定上下文中的完整性几乎没有什么可说的。一般来说，人事档案中应包含的内容有三个黄金法则。也就是说：我不知道有哪些情况没有应用这些，但这并不意味着它总是足以实现完整性。
由雇员（或当雇员无行为能力时，例如未成年人和患有严重精神疾病的雇员）与雇主（代表）签署的合同。
有效身份证件
如果适用，工作和居留许可
命名这三个国家已经导致国家之间存在许多差异。例如，员工何时无能力？哪些残疾会导致某人丧失行为能力，以及一个人丧失行为能力的年龄。允许使用什么类型的身份证件？护照和身份证？或者还有驾驶执照？有时适用工作和居留许可。然而，在欧盟，所有欧盟国家的国民都可以在该区内自己选择的国家工作。
显然，要制定一份对所有国家都有效的独 阿根廷电报电话号码 家清单实际上是不可能的，更不用说对所有公司都有效了。但这些文件通常构成个人档案的基础。研究对于建立文件完整的标准至关重要。重要的第一步是联系雇佣律师并评估应保留公司内部的哪些文件。由于法律和业务要求不断变化，今天合规的内容很可能明天就不完整。监督我们制定的标准必须是一个持续的过程。
人事档案的安全
安全性是良好人力资源文件管理中经常被忽视的一个方面。这在一定程度上是围绕这个主题的法律的错误，这些法律仍然是笼统的。例如：“公司有责任适当、安全地维护个人信息，并且在没有第三方有合理理由访问记录或未经员工同意的情况下，不会将其传递给第三方。这个长短语或其某些变体常见于合同中，并且已经留下了很大的解释空间。个人信息到底是什么？每个公司的定义可能有所不同。例如，工资是个人信息吗？在透明的公司里，我们知道谁赚多少钱，这是否使信息变得个人化？究竟什么内容被适当存储和保护？访问记录的合理理由是什么？
上述指导方针留下了如此大的解释和谈判空间，因此在这个话题上轻易做出让步也就不足为奇了。然而，从道德角度来看，这是最重要的。安全性是日常生活中越来越重要的一部分，这种演变在人力资源文档管理中仍在继续。
需要吸取的教训如下：
部分合规并不能产生所有可能的价值。扔掉法律不要求的任何东西都可能造成价值损失。保留法律不允许的东西会让您面临财务风险。
为了实现合规性，我们必须首先检查我们拥有的标准。法律和法规必须兼容以促进合规。
问题的答案：“我的文件何时合规？”不同国家、不同公司、不同公司都有所不同。人事档案的保存期限、安全标准以及保留什么和不保留什么之间存在巨大差异。照搬邻近公司的做法并不一定能让你充分利用人事档案的合规性。
人事档案的完整性
关于特定上下文中的完整性几乎没有什么可说的。一般来说，人事档案中应包含的内容有三个黄金法则。也就是说：我不知道有哪些情况没有应用这些，但这并不意味着它总是足以实现完整性。
由雇员（或当雇员无行为能力时，例如未成年人和患有严重精神疾病的雇员）与雇主（代表）签署的合同。
有效身份证件
如果适用，工作和居留许可
命名这三个国家已经导致国家之间存在许多差异。例如，员工何时无能力？哪些残疾会导致某人丧失行为能力，以及一个人丧失行为能力的年龄。允许使用什么类型的身份证件？护照和身份证？或者还有驾驶执照？有时适用工作和居留许可。然而，在欧盟，所有欧盟国家的国民都可以在该区内自己选择的国家工作。
显然，要制定一份对所有国家都有效的独 阿根廷电报电话号码 家清单实际上是不可能的，更不用说对所有公司都有效了。但这些文件通常构成个人档案的基础。研究对于建立文件完整的标准至关重要。重要的第一步是联系雇佣律师并评估应保留公司内部的哪些文件。由于法律和业务要求不断变化，今天合规的内容很可能明天就不完整。监督我们制定的标准必须是一个持续的过程。
人事档案的安全
安全性是良好人力资源文件管理中经常被忽视的一个方面。这在一定程度上是围绕这个主题的法律的错误，这些法律仍然是笼统的。例如：“公司有责任适当、安全地维护个人信息，并且在没有第三方有合理理由访问记录或未经员工同意的情况下，不会将其传递给第三方。这个长短语或其某些变体常见于合同中，并且已经留下了很大的解释空间。个人信息到底是什么？每个公司的定义可能有所不同。例如，工资是个人信息吗？在透明的公司里，我们知道谁赚多少钱，这是否使信息变得个人化？究竟什么内容被适当存储和保护？访问记录的合理理由是什么？
上述指导方针留下了如此大的解释和谈判空间，因此在这个话题上轻易做出让步也就不足为奇了。然而，从道德角度来看，这是最重要的。安全性是日常生活中越来越重要的一部分，这种演变在人力资源文档管理中仍在继续。