为什么需要通过电子邮件来优化您的工作？
除非你的所有任务都是整天处理电子邮件（向所有客户服务专家致谢），否则呆在收件箱里是没有意义的。无论你阅读、回复或删除多少封电子邮件，邮件都会不断涌来。
理想情况下，您应该努力实现收件箱清零，但并非 挪威电话号码数据 字面意义上的清零。意思是管理收件箱不应该花费太多时间。整理收件箱有助于让您更接近这一理想 - 节省时间并创造一种电子邮件管理体验，让您只关注重要的事情。
在讨论这七条建议之前，我们先来谈谈生产力这个话题。这是一个棘手的话题。
瞧，你可以说做三明治是一项任务。或者，你可以说做三明治涉及十项任务。做十项任务感觉比做一项任务更有效率。但你只做了一个三明治。
发送电子邮件实际上只是一项重复性任务。
因此，生产力关乎价值，而非数量。在探索以下七种优先处理电子邮件的方法时，请记住这一点。
管理收件箱并保持高效的 7 种方法
当然，并非所有以下建议都适用，因此请考虑您的工作时间表、睡眠习惯或日常生活习惯，选择最适合您的建议。
1. 工作比电子邮件更重要，但别忘了休息
您是否曾因处理电子邮件而拖延过？您工作累了，但还是打开收件箱来让自己忙碌起来。
当你的外围设备中未读邮件计数器不断增加时，你可能很难保持工作效率。但电子邮件可能会阻止你完成一些重要的任务。
别忘了休息
如果你需要休息，那就休息一下吧。以下是一些建议：
去用旅行杯装一杯饮料，然后绕着街区或公园散步（如果附近有的话）。有时你需要换个环境让大脑休息一下。看看其他人也是告诉自己休息一下没问题的好方法。
进行 15 分钟的锻炼。体力活动有助于向身体和大脑输送氧气。许多人发现锻炼令人精神振奋，而且锻炼几次后，您可能会有更多的精力来处理工作任务。
给家人打电话。电子邮件是一种通讯工具，对吧？如果你的大脑嗡嗡作响但又无法上班，你可能渴望与人交流。特别是如果你在家工作并且独自生活。只需给一个你知道不会分散太多注意力的人打一个电话即可。
快速洗个澡。当然，这只适用于在家工作的情况，但淋浴也能让人精神焕发。这是一种冥想和自我护理，你可能需要从精神活动中休息一下。
另外，休息前请关闭电子邮件客户端或浏览器选项卡。如果您回到电脑前再次处理电子邮件，那就没用了。
高优先级的工作任务要优先考虑。
2. 取消电子邮件通知
桌面和移动通知是许多应用程序中的一项便捷功能。有时太过便捷，会分散您当前活动的注意力。
您每天会收到多少封电子邮件？可能接近 200 封。所以每天大约会有 200 次提示音或嗡嗡声。如果您的笔记本电脑和智能手机上都开启了通知功能，则这个数字会翻倍。其中有多少是紧急情况？
加州欧文大学的一项研究表明，在分心之后，平均需要23 分钟才能集中精力完成手头的任务。这会影响你一天能完成多少任务。
关闭电子邮件通知
一个好的策略是关闭所有通知，并为自己设定检查收件箱的特定时间。但稍后会详细介绍。
请记住，如果出现紧急情况，有人会打电话给你。
3. 按优先级排列紧急和重要电子邮件
紧急的事情很少会变得重要。如果你熟悉艾森豪威尔矩阵，你就知道你的日程安排中不应该有任何这样的任务。
优先处理重要电子邮件
将此规则应用于电子邮件管理，您经常会收到一些让人感觉紧迫的邮件标题，但内容却表明没有什么那么重要。不仅来自品牌，也来自您的同事。此类电子邮件不需要比其他电子邮件具有更高的优先级。
针对同一主题，您可以创建一个满足优先级或紧急程度的文件夹系统。例如：
交通灯系统。用红色、黄色和绿色命名和标记文件夹。红色代表与你的日程安排任务相关的电子邮件。黄色代表你需要一些时间查看或回复的电子邮件。绿色代表不需要回复或你可以在一天结束时阅读的电子邮件。
优先级系统。按优先级编号命名文件夹，优先级 5 为红色电子邮件，优先级 4 为黄色电子邮件，优先级 3 为绿色电子邮件。根据艾森豪威尔矩阵，您应该有第四个优先级。
请注意，如果应该或可以委托给同事处理电子邮件，请立即这样做。
您还可以设置过滤器，自动将电子邮件发送到文件夹中。如果有发件人地址等明显条件，则更容易做到。
使用应用和扩展程序
处理电子邮件优先级的另一种方法是将它们放入待办事项列表中。这可确保需要采取行动的电子邮件得到处理。以下工具可能会有所帮助：
项目管理工具。Asana 和 Todoist 允许将电子邮件作为任务发送到应用程序中。您只需将电子邮件转发到您的 ID 地址，应用程序就会自动创建任务。
附加组件。如果您使用的是 Gmail，它有很多可改善电子邮件管理的扩展程序。Asana 和 Todoist 有允许您这样做的 Gmail 扩展程序。否则，您可以尝试具有此类集成的电子邮件客户端。
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4. 拦截不需要的电子邮件请求
拥有一个专门用于工作相关事务的电子邮件帐户并不能使您免于收到未订阅的偶尔的促销信息或伪装成客户的诈骗分子的骚扰。
处理此类垃圾邮件的主要方法是将地址列入黑名单。这有助于您的电子邮件提供商改进反垃圾邮件算法。
拦截不需要的电子邮件
或者，您可以升级防病毒软件来处理电子邮件或安装特定工具，例如：
BullGuard – 一款互联网安全应用，内置电子邮件扫描程序，可检测恶意软件和网络钓鱼行为。该应用提供免费试用。
Bitdefender – 适用于 Windows 的免费防病毒软件，具有反网络钓鱼和反恶意软件扫描功能。
Mailwasher——一种专用的垃圾邮件扫描工具，也可充当防病毒软件。
MailScan – 一种用于电子邮件服务器的电子邮件防病毒工具。
5. 使用时间段来处理电子邮件活动
管理电子邮件本身就是一项任务，因此需要在您的日程安排中专门留出一个时间。不适合您有空闲时间的时候使用。
使用时间段来发送电子邮件
如果您收到大量电子邮件，一个好的系统是每天安排三个时间段：
早上 – 浏览电子邮件，并给它们添加适当的优先级文件夹标签。如果您看到一封需要回复的电子邮件，而且回复时间不长，请立即回复。对于可以存档或删除的电子邮件，也是如此。
下午，留出更多时间来处理需要更多脑力劳动的高优先级电子邮件；例如，如果您正在讨论新项目的网页设计，并且需要提供一些细节。
下班前，检查一下低优先级的电子邮件，并在项目管理工具中为需要采取行动的电子邮件设置任务。
提醒一下！早上不要一早就查看电子邮件。趁还有精力时，先从一天中最复杂的任务开始。然后，你可以将电子邮件管理作为一项较轻松的任务。
6.电子邮件优先规则
时间和结果之间存在 20% 到 80% 的关系——帕累托原则。将其应用于电子邮件管理，收件箱中的 20% 的电子邮件至关重要，处理这些邮件将带来 80% 的结果。反之亦然，80% 的琐碎电子邮件只能带来 20% 的结果。
那么，将注意力转移到最需要你关注的 20% 的收件箱上吗？这意味着什么？
电子邮件的 80 20 规则
您可能会说这部分是与项目相关的电子邮件和与顶级客户的沟通。但实际情况比这更微妙。
假设这是一封来自您顶级客户的电子邮件，他们正在等待接下来几个小时的回复。但这个回复是否需要经过深思熟虑并且很长？并非每次都是如此。有些回复只需要表明您正在处理案件或问题。
您还会注意到，有些回复或首次发送的消息会不断重复出现。将它们保存为预设回复。例如，Gmail 和 Outlook 具有创建电子邮件模板的功能。您还可以使用 Evernote 等在线记事本，或者在 Google Drive 或 One Drive 中创建一个专门用于预设回复的文件夹。任何随时可用的内容。
7. 你需要多个账户。但不要太多
理想情况下，您应该有三个电子邮件帐户：
工作 —— 仅用于工作事宜，唯一应该拥有它的人是你的客户、同事和老板。
家人/朋友——虽然不言自明，但如果您有孩子，这封电子邮件应该发给学校工作人员和其他家长，而不是您的工作地址。如果学校或家里有紧急情况，他们应该而且很可能会打电话给您。
社交——此帐户用于新闻通讯、订阅以及任何可能被垃圾邮件的情况。
如果您继续使用这个系统，在大多数情况下，您可能会收到您实际上不会打开或只阅读社交帐户的电子邮件。然而，这并不意味着社交帐户在周末会变成 1500 多封电子邮件的噩梦。
每当为社交帐户安排时间时，请务必清除不需要的订阅。将此类电子邮件保留在收件箱中或一次又一次地删除它们毫无意义。
如何管理多个账户并确定其优先顺序？
管理多个工作电子邮
